Comment créer des listes déroulantes dynamiques sur Smartsheet ?

Les listes déroulantes sont un outil essentiel dans Smartsheet pour organiser et contrôler les données saisies dans vos feuilles. Elles permettent de limiter les choix disponibles pour une colonne donnée, simplifiant ainsi la saisie et évitant les erreurs. Cependant, une des limites principales de cet outil est qu’il ne permet pas, nativement, d’avoir des listes déroulantes dynamiques. Ce qui signifie que les options de vos listes ne se mettent pas automatiquement à jour en fonction de l’évolution de vos données.

Les listes déroulantes dans Smartsheet : une fonctionnalité statique

Sur Smartsheet, créer une liste déroulante est assez simple. Vous pouvez définir un ensemble de valeurs statiques, puis les appliquer à une colonne pour que les utilisateurs choisissent dans une liste prédéfinie. Cependant, cette fonctionnalité reste limitée à des options fixes. Si vos données changent fréquemment, vous devrez modifier manuellement chaque liste déroulante concernée.

Les principales difficultés rencontrées par les utilisateurs Smartsheet sont :

• Synchronisation manuelle : chaque modification nécessite une intervention, ce qui est long et source d’erreurs.
• Gestion de multiples feuilles : lorsque plusieurs feuilles dépendent des mêmes listes déroulantes, cela complexifie la gestion.
• Absence de solution native pour les listes dynamiques : Smartsheet ne propose pas de fonction intégrée pour gérer automatiquement ce type de mises à jour. En revanche, Smartsheet propose un complément (Data Shuttle) mais dont le coût annuel reste élevé pour les petites et moyennes entreprise.

Comment Smarteky résout ce problème avec son module « SmartDropdown »

Pour améliorer les listes déroulantes sur Smartsheet, Smarteky a développé le module SmartDropdown, conçu spécialement pour automatiser la mise à jour des listes déroulantes à partir de données dynamiques. Grâce à cet outil, les utilisateurs peuvent configurer des listes déroulantes dont les options sont automatiquement mises à jour en fonction des données contenues dans une feuille ou un rapport.

Voici comment Smarteky simplifie ce processus :

• Synchronisation automatique des données : SmartDropdown se connecte à vos feuilles ou rapports Smartsheet pour extraire les valeurs pertinentes et les intégrer directement dans vos listes déroulantes.
• Centralisation des données : plus besoin de gérer manuellement chaque feuille. Une modification dans la source est immédiatement reflétée dans toutes les listes dépendantes.
• Gain de temps et efficacité : plus besoin de maintenir à jour des dizaines de listes. Une fois configuré, le module se charge de tout.

Créer une liste déroulante dynamique avec Smarteky

Exemple : Vous avez un rapport qui recense l’ensemble de vos stocks de produits en temps réel. Dans la colonne [Produit], vous disposez des noms des produits actuellement en stock dans votre magasin.

En quelques clics, vous pouvez configurer un flux SmartDropdown pour que toutes les listes déroulantes de vos autres feuilles Smartsheet soient automatiquement mises à jour avec la liste des produits de ce rapport. Ainsi, à chaque ajout ou suppression d’un produit en stock, vos listes déroulantes sont actualisées en temps réel, sans intervention de votre part.

Conclusion

Créer des listes déroulantes dynamiques sur Smartsheet peut sembler impossible nativement, mais grâce à Smarteky et son module SmartDropdown, ce processus devient rapide et entièrement automatisé. Vous centralisez ainsi vos données, réduisez les risques d’erreurs et gagnez un temps précieux dans la gestion de vos projets.

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