Comment créer des formules de colonne sur plusieurs feuilles ?

Les formules de colonne dans Smartsheet sont un outil puissant qui permet de réaliser des calculs sur toutes les lignes d’une feuille. Ces formules peuvent réaliser des opérations simples (somme, condition…) ou plus complexes comme des recherches vers d’autres feuilles (avec VLOOKUP par exemple). Cependant, une limitation majeure de Smartsheet est que les formules de colonne ne peuvent être créées ou mises à jour que sur une seule feuille à la fois.

Cela signifie que pour chaque feuille nécessitant une mise à jour ou une nouvelle formule, l’utilisateur doit intervenir manuellement sur chacune de ces feuilles. Si vous gérez plusieurs feuilles avec les mêmes formules, cette opération devient rapidement complexe et chronophage.

Les difficultés rencontrées par les utilisateurs pour maintenir les formules de colonne dans Smartsheet

Dans un environnement où les projets évoluent rapidement, la maintenance des formules de colonne sur Smartsheet peut devenir un véritable casse-tête. C’est particulièrement le cas si vous gérez des centaines de feuilles.

Voici les principaux défis rencontrés par les utilisateurs :

  • Mise à jour manuelle sur chaque feuille : Si une formule doit être modifiée, l’utilisateur doit appliquer cette modification individuellement sur chaque feuille concernée. Cela peut devenir fastidieux et augmenter le risque d’erreurs.
  • Gestion des grands volumes de données : Lorsque les utilisateurs doivent gérer un grand nombre de feuilles avec des formules similaires, la synchronisation de ces formules devient un processus laborieux et difficile à maintenir sur le long terme.
  • Risque d’incohérence : Les formules mal mises à jour peuvent entraîner des erreurs de calculs, rendant difficile la cohérence des données à travers différents projets.

Smartsheet ne propose pas de solution native pour appliquer des formules de colonne à plusieurs feuilles simultanément. Cela pousse les utilisateurs à rechercher des alternatives plus efficaces.

Comment Smarteky résout ce problème avec « SmartColumn »

Pour simplifier la gestion des formules de colonne à travers plusieurs feuilles, Smarteky a développé le module SmartColumn. Ce module a été conçu spécifiquement pour permettre aux utilisateurs d’appliquer et de maintenir des formules de colonne sur plusieurs feuilles en quelques clics :

  • Création d’une nouvelle formule de colonne : Grâce à SmartColumn, il suffit de sélectionner un dossier ou un espace de travail, donner un nom à la colonne et renseigner la formule Smartsheet pour que celle-ci soit automatiquement créée sur toutes les feuilles sélectionnées.
  • Mise à jour globale : En quelques clics, il est possible de modifier une formule existante et de l’appliquer à toutes les feuilles concernées. Ainsi, chaque feuille utilise la même version de la formule, garantissant une cohérence totale à travers vos projets.
  • Gain de temps et réduction des erreurs : En automatisant ce processus, les utilisateurs économisent un temps précieux, surtout pour les entreprises qui gèrent des centaines de feuilles pour leurs projets. De plus, SmartColumn permet de minimiser les erreurs qui pourraient survenir lors de mises à jour manuelles.

Créer une nouvelle formule de colonne sur un espace de travail

Exemple : vous disposez d’un espace de travail contenant des centaines de feuilles similaires. Chacune de ces feuilles possède une colonne [Date de début], et vous souhaitez réaliser une analyse par mois de toutes les données via un rapport.

Voici comment SmartColumn vous permet de résoudre ce problème :

  1. Créer un nouveau workflow « SmartColumn » depuis votre compte Smarteky
  2. Sélectionner l’espace de travail (ou le dossier) contenant vos feuilles
  3. Renseigner le nom de la nouvelle colonne (par exemple « Mois ») et choisissez « Créer une colonne »
  4. Renseigner la formule =YEAR([Date de début]@row)+"-"+MONTH([Date de début]@row)
  5. Cliquer sur « Déclencher le flux »

Vous pourrez ensuite facilement créer un rapport groupé sur la colonne [Mois], permettant par exemple de compter le nombre de lignes par mois.

Conclusion

Maintenir des formules de colonne sur plusieurs feuilles dans Smartsheet est une tâche fastidieuse et qui peut rapidement devenir impossible à réaliser si le nombre de feuille est trop important. Cependant, grâce au module SmartColumn de Smarteky, vous pouvez automatiser et centraliser ce processus, garantissant des formules cohérentes et mises à jour sur toutes vos feuilles.

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